第2章：在宅秘書を始めるにあたって 第6回：仕事のブランクがある場合

 

かつて会社に勤めて仕事をしていた方でも

結婚・出産・育児・介護などで休職や退職したりと

復帰までのブランクが空くことって良くあるかと思います。

 

そういうブランクがある場合、職場への

仕事復帰や再就職・仕事再開に際してどのような点に気を

つけたらよいでしょうか？

 

私自身の経験ですと、介護休職を半年取得の予定が、

休職期間開始後、どうやら復帰は無理とわかった

ため、休職を3か月に切り上げて退職。

 

しばらくは仕事をせず、徐々に活動開始したのが

3か月後。

 

全く働いていない「ブランク」は2014年7月中旬から

2015年1月までの6か月間でした。

 

2015年2月から手始めに時短での出社して行う仕事を

始めてみましたが、最初はカンが戻るまでは仕事のスピードに

慣れず、少々大変でした。

 

反省点としては、少しずつ助走をつけてお仕事スタート

した方が負担が少なかったなと感じました。

 

ところで、在宅秘書の場合はｍブランクの有無はほとんど問われ

ません。スキルさえあればよいので。

つまり、スキルアップさえしていれば在宅秘書は

ブランクを気にせず働く場として理想的だと思い

ます。

　一方、オフィスに出社してのお仕事を希望される方のために

下記、リサーチしてみました。

雇用者側が気にする点としては下記2つに

大別できるかと思います。

 

・どのくらい期間のブランクかを気にされるパターン

・ブランク関係なくスキルがあればOKとするパターン

 

 

育児のケースだと、お子さんが1人の場合はその年齢に

合わせての調整となるし、2人以上お子さんがいらっしゃ

る場合は、実家や手伝ってくれる人が近くにないともっと

状況は複雑になるかと。

 

育児が落ち着いて仕事再開しようか、と思う

タイミングまで待つとすると、ブランクってどのくらいに

なるでしょうか？

 

ここ数か月、派遣社員の求人をウォッチ

して、採用側の事例を集めてみました。

 

ここに挙げた例は、

企業に時短やパートタイムで（時間が10-16で週3など）

はたらく派遣社員の場合の例です。

 

・ブランク10年までOK、子育て一段落したママのお仕事復帰に最適

 

・ブランクOK　長く働けます。

 

・ブランク不問　週3日～でカスタマーサポート業務

 

・家庭やお子様都合のお休みも相談しやすい環境です！

 

など。

 

ということは、理由が子育てに限らず、ブランクは最長10年くらい

あるいは不問としてあれば条件面はOK、と思って良さそうですね。

 

 

とはいえ、仕事復帰までの間、スキルが落ちないように、

何らかの忘れ手立てをしておくことはもちろん必要ですよね。

（私のように苦労しないためにも）

 

求職活動の間は何をしていたか、どんな勉強をしていたか

を言えるように記録を取っておくと、具体的なアピール材料

となるかと思います。

 

産休から元の職場に復帰する方の事例ですと、

ビジネス検定（ジョブパス）の2級以上

 

を取る方も多いようですね！

これはとても説得力あると思います。

 

お聞きした話では。１級は法学部出身や法律関係の仕事以外の方には

かなりハードルが高いみたいです。比較的取りやすい（学生向き）の3級から

職務経験3年程度の2級、さらにその上の1級まであります。

 

もちろん、業務との関連があり、かつできる余裕があれば、

チャレンジする価値はあると思います。

 

 

第2章 ：在宅秘書を始めるにあたって 第5回：PCの前にずっといる必要があるのはどんな時

 

在宅秘書のお仕事で、

PCの前に張り付いている

必要があるときって意味わかりますか？

 

どんな時でしょうか？

 

通常は在宅秘書は所定の時間内に作業すればよい

はずなのですが、

 

場合によっては「今、これが必要」

な状態になる事も。

 

どのようなときに「スタンバイ」状態になるか

少し考えてみましょう！

 

 

・何らかの対応に合わせて上司が急いでいる件

・自分の作業のあと、他人に任せなくてはいけない件で

今、決めなくてはいけないことがある

・待っててと言われた

・お客様対応で返事待ち

・自分が早く終わらせたい件

 

オフィスでのお仕事などで、席にいる必要がある、

という経験がある方も多いと思いますが、いかがですか？

 

契約の形態にもよりますが、リアルタイムでの

対応が必要になるケースはオフィス勤務に秘書に比べると

ないか少ないと思われます。

 

ただ、ここという場面では外さないように

タイミングの良い秘書でありたいですよね？

 

私、先輩に運とタイミングも実力のうちだと言われました。（汗）

 

そしてだんだん仕事に自信が持てるようになると

運とタイミングがよくなっていったんですよ！

不思議ですけど。

 

いまではサイキック並みに（笑）

本当に大切な用事をハズシません。

 

PCや電話のタイミング、逃さないようにするのは

慣れと場数、そしてセンスです。

 

だから、あなたなら必ず大丈夫！

 

安心して経験を積んで行ってくださいね。

 

第1章：在宅秘書と一般の秘書の違い 第6回：在宅秘書とクライアント（雇用主）との関係

 

今回は、在宅秘書とクライアント（雇用主）との関係

について、企業に勤務している場合の上司ー秘書とどう違うのか

を中心にお話します。

在宅秘書でも企業の秘書でも共通事項として、「上司にあたる方」の
存在があります。

 

 

仕事をどうやって見つけるか、から始まって

日常の業務の進め方など、連絡を密に取り合い、

オーダーメイド的要素が高いのは組織と離れたところで

動くことが多い在宅秘書の方かもしれません。

 

 

それだけに時分が自分の業務マニュアルの管理者であるという

自覚を持って、クライアントである上司との信頼関係をしっかり

つくるような意識が大切かと思います。

 

 

企業の秘書の場合は労使関係は会社の人事あるいは直属の上司

が行ってくれますから、秘書としてのサポート対象の上司＝クライアント

という図式には戸惑うことも。

 

私は最初かなり戸惑いがありました。

 

こんなに何でもこの方（クライアント）に一極集中で

確認することがあるのか～　と。

 

なにしろ、企業の秘書意識では、とにかく上司の時間を奪っては

いけない、という感覚がしみついているので、あまりこまごました

ことを聞くのは躊躇してしまいます。

 

したがって、業務がスタートとしてから、これも聞いておけばよかった！

と悶々とするのを防ぐために

一番最初の採用時の面接や、打ち合わせで、納得がゆくまで

とことん話し合って必要な業務委託契約書を交わしておくことをお勧め

いたします。

 

 

ランサーズ等のクラウドソーシングではすでに決まった内容に基づいて

の募集・提案なので、こまかいところはスタート時に仕事内容の

すり合わせをしっかりしておきましょう。

 

また、募集時に提示されている時給の幅がある場合は

よく確認しましょう。

 

 

例えば、時給1000円から1500円、と募集要項にある場合は、

時給1000円でスタートした場合に、1500円まで昇給の可能性が

どのくらいあるのか、あるとしたらどんな場合？

なども聞いておくと不必要なトラブルを避けることが

出来ます。

 

 

 

 

第1章：在宅秘書と一般の秘書の違い 第5回：大企業勤務者の在宅勤務（テレワーク）との大きな違い

 在宅秘書はその名のとり、在宅で仕事をすることが基本ですが、

同じ在宅勤務でも、企業に勤めている方の在宅勤務（テレワーク）

も、一部で報道されているように近年どんどん増えています。

 

 

私が15年ほど勤めた企業（日米合弁企業の製造業）では、2011年ころから

理由のいかんにかかわらず（主に育児、介護さらに災害時や台風時にも適用）

上司判断で自宅で勤務できる体制つくりを進めていました。

その場合、PC（ラップトップ）を自宅に持ち帰り、ネットにつないで通常の

オフィスで行っているのと同様に業務を行うことになります。

 

たとえば、夜間の電話会議等が多い担当者が、会議の続いた後など、

出社せずに体力を消耗しないために週に一日程度在宅勤務を行って

いる例などもありました。　上司判断でOKなのです。

 

一方、残念ながら秘書は在宅勤務の対象外でした。
さすがに既存の仕組みでは管理しきれないのですね。

 

一般的に、企業に勤めながら必要に応じてのテレワークを行う場合は

上司の許可があったうえで、あくまで勤務場所が違うだけということ。

 

お給料に直結する勤怠については、勤怠や人事の記録はいつもの会社の

所定の方法で行い、時間通り勤務したことになります。（時間外勤務は

行っただけつきます）

 

 

さて、一方で、

個人で在宅勤務を行う在宅秘書のばあい。

 

クライアントさん（上司）に提出するために

勤務時間を正確に記録したり日報を提出したりが必要となります。

 

個人同士での契約の場合、クラウドソーシング（ランサーズなど）

を通しての場合で細かい手続きは異なりますが

記録を残す点は同じですね。

 

ユニークなのは、ランサーズなどは、タイムシートの機能の一つとして、

PCに表示されていた画面を適宜キャプチャーして記録できる機能が

ついていたりします。

 

もし、仕事に関係のない画面を開けていると記録に残ってしまう

可能性があるわけです。

（これを読んでくださっている皆様はだいじょうぶだと思いますが）

 

 

ざっくりとまとめると、

企業在籍者のテレワーク　⇒　必要に応じてその日の仕事場所が自宅でだり、
オフィスでも仕事をすることがある

 

在宅秘書　⇒　前提として自宅勤務、仕事を個人として受注している

 

ということで、見た目同じような在宅勤務と言っても、内容は全く

違うことがわかると思います。

 

 

第1章：在宅秘書と一般の秘書の違い 第4回：在宅勤務のメリットデメリット

 今回は在宅秘書の仕事をを行うにあたり

在宅勤務をする場合の　メリット　と　デメリットに

ついてまたその対処法についても考えてみたいと思います。

 

 

メリット
＊在宅秘書のメリット

 

家でできる、通勤しなくて良い
短い時間で完結するのでメリハリがある
判断力が磨かれる
コミュニケーション能力が磨かれる
上司が、目の前にいないので気楽（！）

 

デメリット
＊在宅秘書のデメリット

 

自宅で行うのでなにかと気が散りやすい
公私の区別がつきづらい
場所の確保が必要（作業机など）
分からないことを上司や同僚に聞くことが出来ない
長時間働く必要がない

 

 

 

上記が主なメリット・デメリットかと思います。

 

では、メリットについて詳しく見てゆきましょう。

 

 

・家でできる、通勤しなくてよい、

→　これは本当にエネルギーと時間のロスがないですよね。

満員電車で9時の始業に間に合うように出かける、

というのは想像以上に体力勝負。　電車の遅延等も多いですし

通勤時間については片道一時間くらいは良くある

パターンですよね。　ざっと見積もって一日に2時間

通勤に費やしていることになるわけです。　大きいですよね。

 

 

・短い時間で完結するのでメリハリがある

→　これは、在宅秘書の募集要項によくあるのですが

一日7-8時間勤務よりも、最初は2-3時間くらいの

短い時間からスタートということが多いです。

短時間で毎日、となりますと仕事のエンジンがかかる

までの時間は短いほど良いのでメリハリをつけて、うまく

仕事を切り替えて行うことになります。

 

・判断力が磨かれる
コミュニケーション能力が磨かれる

→　これは、疑問点があってもちょっと聞ける相手がいないので

自分で判断して進めてゆく事が求められるということ。

また、質問等をメールでする場合も、要点をまとめて簡潔に聞くよう

工夫することが多くなってきます。

必然的に、コミュニケーション能力が磨かれる　ということに。

 

・上司が、目の前にいないので気楽（！）

→　これはちょっと誤解を招くかもしれません（笑）

変なところに気を使わず、じっくり業務に取り組んで結果を出せ

、OKということ。

 

 

 

 

さて、デメリットについてはどうでしょうか。

 

・自宅で行うのでなにかと気が散りやすい
公私の区別がつきづらい

→　これは私も最初困りました。

ついつい、中断して何かほかの家事を済ませなきゃ、

と思いがちです。　何度もお茶を淹れに行ったり。

 

しかし、仕事の時間は仕事中ときっちりどこかで決めないと

はかどらないどころか業務として成り立ちません。

とにかく仕事時間をきっちり決めること。

 

場所がオフィスではなく自宅になっただけということを

忘れないようにしたいですね。

 

・場所の確保が必要（作業机など）

キッチンのテーブルでも小さなちゃぶ台でも

PCが使えれば立派なホームオフィスです。
私の知人の経営者何人かの方に聞いた話では、
仕事を始めたばかりのころ、自宅で仕事をする場合、

小さくても場所を決めて「社長室」（例）と書いてオフィスにする
時間を決めて、服も着替えて「出社」する
といったことを実践されている方が多いです。

 

上記の通勤時間の話と矛盾するようですが、

経営者でやがて自分のオフィスを持つように
なった方も、あえて、自宅から車で10分くらい

のところにオフィスを構えて、気持ちの「切り替え」

をするという方も。

 

やはり、どうやって意識を仕事に切り替えるかが一番

ポイントになってきますね。

 

 

・分からないことを上司や同僚に聞くことが出来ない

これは上記、メリットのところでも述べましたが

判断力・コミュニケーション力が磨かれると考えると

良いですよね。

・長時間働く必要がない

最初は2-3時間で良いという案件が多いと言いましたが

逆にたくさん働きたくても働けないというご意見もあるかも

しれません。

とはいえ、上司の方とのお仕事が進んでゆくともっと任せて

いただくようになってゆく事例が多いようです。

 

ですので、最初は短い時間で仕事に慣れることは

長い目で見てとても大切かと思います。

 

 

第1章：在宅秘書と一般の秘書の違い 第3回：現状分析：在宅秘書ってどんな人が何人くらい従事しているのか？

 在宅秘書について、どんな人が何人くらい従事して

いるのか気になって、現状について調べてみました。

 

もしかすると、自分が知っている範囲のイメージで

感覚的に思っていても、事実と認識が違っている事が

あるかもしれません。

 

 

たとえば、このブログのリンク集にもある、

在宅秘書を取り扱う人数としてはかなり大手と思われます、

・　NPO法人　ウーマン・キャリア・デザイン

 

こちらは在宅秘書の希望者にお仕事を紹介しているところなの

ですが、登録秘書数が　1,300人　とあります。

 

また、　Power Woman　という「子育て期のママ対象」に在宅業務を

紹介している団体では、登録者数　20万人　

 

こちらは、紹介している業務内容は多岐にわたり、翻訳やライティング、テープ起こし

なども多いですね。在宅秘書はゼロではないけれど、あまりありません！

ライターや翻訳経験者には良いかもしれません。

 

他に秘書に特化しないところで、いくつかの　クラウドソーシングがありますね。

・　大手の「クラウドワークス」　が登録者数　80万人

・　在宅ワーク専門のwomancrowd.jp　が会員　20万人（2016年5月現在）、

 

 

この数字だけでは目安にはなりませんが、秘書含む在宅業務で仕事をしよう

としている人数が意外と多いことはわかります。

 

このようなサイトに登録せずに個人で仕事を受注している人も多いはずで

在宅で仕事をする人の人数はつかみきれないものの、思っている以上に多そうです。

 

また、会員登録しているだけで、稼働していない人も多いはずですから、

正確なところはつかみにくいですね。

 

また、オンラインアシスタントとして、個人ではなくチームで在宅秘書業務を

行う業態も増えてきました。

 

キャスタービズ、James、Genny　などのオンラインサービスが

勤務地不問で在宅秘書を募集しています。

 

以上まとめますと、はっきりした数字は見えないものの、

 

全国で約1,000人前後が「在宅秘書」「オンラインアシスタント」

等に従事しているといえるのではないでしょうか？

 

この数は各企業の動きを見ていると、これからもっと増えるのではないかと

思います。

 

 

 

 

第1章：在宅秘書と一般の秘書の違い なぜ今、在宅秘書を？

ここ数年、ワーク・ライフスタイルの変化、

起業家や個人事業主の増加に伴い、事務系の作業を担う

プロフェッショナルなサポート要員として

在宅秘書の需要が急速に高まっており、注目もされています。

 

 

昨今はスマホアプリの秘書まで登場したりして

驚きましたが、出来れば、人間の方が良いと私は個人的に

思います。

（アプリ秘書も、実際の作業やメールの送受信は

人の手で行われているようです）

 

このブログを読んでくださっているということは

在宅秘書の仕事に興味を持ってくださっているからだと

思います。

 

 

数あるお仕事の中から、在宅秘書に興味を持たれたきっかけ

は何でしたか？　

 

 

① 自宅で仕事ができるという条件面

 

② 時間的に一日2-3時間から始められる

 

③ お子さんの保育園の時間内に仕事が片づけられる

 

④ PCスキル・経理・事務・英語など得意を生かしたい

 

など。。。

 

 

細かい条件面はクライアント（相手先企業や個人）様による

ところも多いとおもわれます。

 

私自身、在宅秘書業務を実際に行ってみましたが

 

一番の良い点は

 

 

自宅で仕事ができる

という点ではないでしょうか。

 

 

あとは、

 

自分の得意なことを生かせる

 

ある程度時間に柔軟性もある　

 

 

という点も大事ですね。

 

子育て、介護など家庭の事と両立しやすい

良いことずくめに見える在宅秘書ですが

仕事として行う以上、守るべき点、留意する点

も多くあります。

 

 

そんな心構えや、具体的な手法、オフィスでの

（在宅でない）秘書との共通点、相違点

 

などなど

今すぐ役立つ情報をコラムとしてお伝えしてゆきたい

と思っています。

 

 

 

第1章 在宅秘書と一般の秘書の違い 在宅秘書の仕事とは？

 近年、一人一台（以上）PCを使って仕事をすることが、一般的になりました。

 

これにより、格段にリモートワークがしやすくなりました。

 

 
また、サテライト制、リモートオフィス
など、個人の座席を定めない職場が増え
たり、ノマドなどと呼ばれるワークスタ
イルなど、定位置（いつもの席）で仕事
をしないといったオフィス環境の変化が
見られます。

 

 
さらに、起業・独立ブームもあり個人
事業主や起業家をサポートする在宅秘書
という仕事について良く耳にするように
なりました。

 
一般的には秘書という仕事は会社
（企業など）のオフィスにいて、上司
の仕事が円滑に進むために補助的な仕
事や事務的な事項、スケジュール管理
などをすることが多いかと思います。

 

 

在宅秘書は、そのサポート業務を文字
通り在宅で、つまり対面ではなく行う
ことになります。

 

 

そこで、何が大きく違うかというと、
上司と対面ではないということ。

 
そのため、業務の進め方が対面の秘書と
違い、出来ることに制約が出てきます。

 

 

一方で、お互いに顔を合わせない前提
で仕事を勧めますので、制約というよ
りも新しい仕事のし方、といった表現
の方がしっくり来るかも知れません。

 

 

お茶を出したり、対面での打ち合わせは
できませんし、上司にかかってきた
オフィスの電話をとることもできません。

 

しかし現代のテクノロジー（！）
を使って、電話をあらかじめ秘書の
電話に転送することはできます。

 
スカイプやチャットワークでの打ち合
わせも可能。

 
これは相手が国内にいようが外国にい
ようが同じです。
そういえば、私自身は秘書時代、
普通にオフィスワークをしていましたが、
外国人上司が出張中や、夏休みで海外に
長期滞在しているときなどまさにこの
リモートワーク状態でした。

 

 

当時、在宅秘書の練習をやっていたかも。。。（笑）
お互いがコミュニケーション不足に
ならないように留意すれば、
在宅秘書だからと言って上司の力に
なれないということはないのです。

 
むしろ、やることが限定されているから
こその強みってありますよね。

 

 
また。余談ですが出来る人ほどメール
のレスポンスは早くて正確。

 

 

上司がどのくらい動きのある方かにも
よりますが、メールの方がレスポンス
が良い経営者のケースも多いです。

 

 
この在宅秘書という働き方、これから
もっと主流になってくると感じています。

 

 

第1章：在宅秘書と一般の秘書の違い 第1回：プロローグ～ なぜこのブログを書こうと思ったのか

皆様こんにちは。　

初めての方ははじめまして、

永田美保子と申します。

 

永年の役員秘書経験を生かして、外資系

企業を退職後、フリーランスのエグゼクティブ

秘書を経て秘書の方のコーチやセミナー講師、著者として活動しています。

 

 

最初に、私がなぜこのブログを書こうと思ったのかをお話させてください。

 

 

まず、このブログは特に下記のような方に向けて書いています。

 

 

１．今現在、育児などのために家庭を中心にした生活を送っているが、
何らかの仕事を始めたい方

 

 

２．家に居ながらにして、社会と接点をもちつづけるための仕事を
続けて行きたい方

 

 

３．キャリアをペースダウンしながらでも、自分でできる仕事を細く
長く続けてゆきたいと考えている方

 

 

４．自分ができることでお金を稼ぎたい方。

 

 

元々のきっかけとしては、

2014年末に私自身が、家族の介護の関係で、会社を休む事

が増え、 役員秘書としての仕事を続けることが難しくなりました。

 

 

その際、秘書から社内の他部署に異動ということも検討したり、介護休職
をさせていただいたりしたのですが、最終的に退職することになりました。

 

 

同時期に友人などにも話を聞いてみると、出産、育児、介護等をきっ
かけに、休職した女性達が、職場復帰を断念して退職するケースが、増えている事を知りました。

 

 

そんな話を聞きながら、私の中にこの、育児離職・介護離職に対する

問題意識が高まってゆきました。

 

 

経験のある人材が職場復帰をあきらめて退職を選ばざるを得ず、
能力を生かすことができない、という現状を知り、 何とか解決できないかと真剣に考えるようになりました。

 

人材の有効活用ができないしとても、もったいない事です。

 

 

その後、自身が在宅秘書業に携わったり、 オフィスへの週2日勤務

など時短勤務をしたり、他業種（ライター業）にも 取り組んでみ

たりと、数々の経験 を重ねて来ました。

そして分かったことは、今まで着実にキャリアを積み重ねてきた

女性たちが、事情により出社することが出来ないために仕事をあき

らめるという例がやはりどこでも多い、ということです。

 

 

その現状を理解したうえで、さらに在宅秘書という形をもとに 自分

らしい働き方についても考えてゆたらと思います。

 

また、在宅秘書として実際に働いてみて分かったこととしては、雇用
主の方と秘書とのお互いの仕事に対する認識にずれもあったりする
ということです。

 

 

中にはとにかく経費をかけないためにという視点で在宅スタッフを頼ん
でいる雇用主の方も少なからず存在します。

 

 

今後はもっと、在宅秘書をビジネスパートナー、経営者の右腕として
認識していただけるように実績を上げつつ働きかけてゆくことも必要
だと思っています。

 

 

ブログの内容についてのご意見、ご質問なども大歓迎です。

フィードバックを頂いてより良い情報発信をしてゆけたらと思っています。

 

 

 

どうぞ宜しくお願いいたします。